Procedury systemowe służą do opisania pomocniczych procesów Systemu Zarządzania Jakością, wdrożonych w Urzędzie Miasta Bartoszyce. Wyodrębniono pięć procesów zasadniczych i opisano je w następujących procedurach:

PP 01 Nadzór nad dokumentami

PP 02 Nadzór nad zapisami jakości

PP 03 Audyty wewnętrzne

PP 04 Nadzór nad wyrobem niezgodnym

PP 05 Działania korygujące i zapobiegawcze

PP 01 Nadzór nad dokumentami

Celem procedury jest ujednolicenie sposobu opracowywania dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Bartoszyce, pod względem formy i układu treści. Procedura określa zasady nadzorowania dokumentacji systemu.

PP 02 Nadzór nad zapisami jakości

Celem procedury jest ujednolicenie sposobu nadzoru nad zapisami jakości. Procedura określa zasady aktualizacji, udostępniania oraz wycofywania nieaktualnych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Bartoszyce.

PP 03 Audyty wewnętrzne

Celem procedury jest opracowanie zasad postępowania podczas wewnętrznych audytów jakości oraz odpowiedzialności w zakresie ich prowadzenia. Procedura określa tryb postępowania przy planowaniu, przygotowaniu, realizacji oraz dokumentowaniu audytów wewnętrznych.

PP 04 Nadzór nad wyrobem niezgodnym

Celem procedury jest zapewnienie, że wyrób niezgodny z wymaganiami procedury nie będzie wykorzystany bez analizy i usunięcia niezgodności. Procedura określa tryb postępowania z wyrobem niezgodnym z wymaganiami, zapewniający jego identyfikację, udokumentowanie, ocenę i nadzór nad nim oraz podjęcie decyzji o dalszym postępowaniu.

PP 05 Działania korygujące i zapobiegawcze

Celem procedury jest określenie zasad eliminowania przyczyn rzeczywistych i potencjalnych niezgodności. Procedura określa tryb zapobiegania niezgodnościom oraz podejmowania działań od chwili stwierdzenia problemu do wyeliminowania jego przyczyny.